ผู้ที่ทำงานด้านนำเข้าส่งออก หรือผู้สนใจ อาจจะเคยได้ยินเอกสารที่ชื่อว่า Proforma Invoice, Commercial Invoice แล้วก็ยังมี Invoice อื่นๆ อีก แล้ว Invoice แต่ละชนิดมันต่างกันยังไง ลองมาดูกันครับ.
Proforma Invoice คืออะไร
ในช่วงแรกที่ผมทำนำเข้าส่งออก พยายามหาข้อมูลว่ามันคืออะไร ก็หาไม่ค่อยได้ ส่วนคำแปลแบบแปลเป็นไทยตรงๆ ก็ไม่มี ผมเลยต้องลองถามๆ ผู้รู้ ก็ไม่ค่อยมีใครตอบได้สักเท่าไหร่ เลยต้องค้นคว้า จนสุดท้ายได้คำตอบแล้วว่ามันก็คือ เอกสารยืนยันออเดอร์ นั่นเอง
ลองนึกถึงขั้นตอนการขายดูครับ ผู้ขายจะเริ่มจากการทำ ใบเสนอราคา (Quotation) เข้าไปหาลูกค้า หากลูกค้ายืนยันจะสั่งซื้อ ก็จะทำการยืนยันด้วยการออก ใบสั่งซื้อ Purchase Order (P.O.) หรือบางรายไม่ซีเรียสก็เซ็นต์ในใบเสนอราคาเลย อย่างไรก็ตาม เมื่อขั้นตอนนี้จบแล้วก็คือมีการตกลงซื้อขายกันแล้วนั่นเอง
ถัดมา ก็จะเป็นหน้าที่ของผู้ขายในการส่งของไปหาลูกค้า แต่ในปัจจุบัน โดยเฉพาะการซื้อขายระหว่างประเทศ มีความเสี่ยงมาก หากไม่ได้มีการโอนเงินมาก่อน ดังนั้น ผู้ขายส่วนใหญ่จึงต้องการให้ลูกค้าโอนเงินมาก่อน ส่วนหนึ่ง หรือทั้งหมดแล้วแต่ตกลง
แต่ในความเป็นจริง ผู้ซื้อหลายๆ คนก็จะไม่เชื่อใจผู้ขายเช่นกัน เลยต้องไปหาวิธีทำให้สบายใจกันทั้งสองฝ่าย ด้วยการชำระเงินแบบผ่านธนาคาร โดยให้ธนาคารเป็นผู้ค้ำประกัน เรียกว่า Letter of Credit (L/C) โดยผู้ซื้อจะต้องไปขอให้ธนาคารค้ำประกันการชำระเงินให้นั่นเอง
คำถามก็คือ ธนาคารจะรู้ได้ยังไงว่ามีการซื้อกันจริงๆ มีใบเสนอราคามา มีใบสั่งซื้อเซ็นต์ไป แล้วจะส่งของยังไง ส่งเมื่อไหร่ ท่าเรือไหน จากนั้นจะชำระเงินกันยังไง ธนาคารไม่รู้
ซึ่งกรณีนี้เอง ผู้ขาย หรือ ผู้ส่งออก ที่ได้รับคำสั่งซื้อแล้ว ก็จะดำเนินการจัดทำเอกสารยืนยันออเดอร์ที่เรียกว่า Proforma Invoice มาให้ผู้ซื้อ นำไปขอเปิดวงเงินเครดิตกับธนาคารนั่นเองครับ
รายละเอียด Proforma Invoice มีอะไรบ้าง
จริงๆ ขึ้นอยู่กับการตกลงกันระหว่างผู้ซื้อผู้ขาย และความต้องการของธนาคารผู้ค้ำประกันเครดิต แต่โดยส่วนใหญ่ก็จะมีเนื้อหาคล้ายๆ กับ Commercial Invoice ได้แก่ ชื่อที่อยู่ เบอร์ติดต่อของผู้ซื้อ ผู้ขาย รายละเอียดสินค้า ราคา จำนวน กำหนดการส่งมอบ วิธีการขนส่ง กำหนดการชำระเงิน รูปแบบการชำระเงิน นั่นเอง อาจจะรวมถึงรายละเอียดอื่นๆ ที่ต้องระบุไว้ด้วยครับ
ถ้าให้ง่ายหน่อยสำหรับมือใหม่ เราอยากเขียนอะไรบน Commercial Invoice ก็เอาอันนั้นเป็นเกณฑ์ก็ได้ครับ
Proforma Invoice ต่างกับ Commercial Invoice ยังไง
คำตอบก็คือ Proforma Invoice เอาไว้ยืนยันคำสั่งซื้อ ไม่ได้มีผลในทางยอดขาย หมายถึงไม่ได้แปลว่าขายของได้แล้ว หรือส่งมอบของแล้ว ไม่มีผลทางบัญชีใดๆ
ในขณะที่ Commercial Invoice คือ เอกสารยืนยันว่ามีการสั่งซื้อจริง มียอดขาย มีการส่งมอบแล้วจริงๆ เอาไว้ใช้ในการยืนยันรายได้สำหรับผู้ขาย หรือต้นทุนสินค้าสำหรับผู้ซื้อได้นั่นเอง
อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Commercial Invoice ที่นี่ครับ
ส่วนเอกสารอื่นๆ ที่มีชื่อว่า Invoice มีความแตกต่างกันดังนี้ครับ
Invoice ใบแจ้งหนี้
ถ้าแปลตรงตัว มันคือใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ขาย ทำออกมาเพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้า ไว้สำหรับเวลาลูกค้าได้รับของแล้ว หรือยืนยันคำสั่งซื้อโดยการเซ็นต์ใบสั่งซื้อ Purchase Order (P.O.) แล้วนั่นเอง
Tax Invoice ใบกำกับภาษี
ไว้ใช้สำหรับยืนยันยอดขาย ทำหน้าที่เหมือน Commercial Invoice แต่ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการไทย จะเอาไว้ใช้กับการขายในประเทศมากกว่า เพราะ Tax Invoice ต้องมีรายละเอียด ภาษีมูลค่าเพิ่มรวมอยู่ด้วย ซึ่งแน่นอนว่าการขายไปต่างประเทศ ไม่ได้มีภาษีมูลค่าเพิ่มรวมไว้ จึงไม่จำเป็นต้องใช้ Tax Invoice ในการส่งออกนั่นเอง
หวังว่าบทความนี้จะทำให้หลายๆ ท่านกระจ่างขึ้น และเลือกใช้เอกสารได้ถูกต้องนะครับ
สนใจเรียนรู้เรื่องเอกสารเพิ่มเติม คอร์สเอกสารนำเข้าส่งออก
สนใจเรียนนำเข้าส่งออก คลิกที่นี่
