Purchase Order ใบสั่งซื้อสินค้าระหว่างประเทศ
ใบสั่งซื้อคืออะไร
ในการทำธุรกิจระหว่างองค์กร หากมีการสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า เอกสารในการยืนยันคำสั่งซื้อของลูกค้า คือใบยืนยันคำสั่งซื้อ หรือเรียกว่า Purchase Order (P.O.) โดยใบสั่งซื้อนี้มีหน้าที่ยืนยันคำสั่งซื้อจากลูกค้า เพื่อให้ทราบว่าลูกค้าต้องการซื้ออะไร จำนวนเท่าไหร่ ราคาเท่าไหร่ และเป็นการยืนยันโดยลูกค้าว่าได้ทำการสั่งซื้อจริงๆ แล้ว โดยปกติ การทำใบสั่งซื้อ จะทำโดยผู้ซื้อ หรือลูกค้า เพื่อตอบรับเอกสารใบเสนอราคา (Quotation) นั่นเอง
ทำไมต้องมีใบสั่งซื้อ
ในบางครั้งหรือบางองค์กร การเซ็นต์ยืนยันคำสั่งซื้อ โดยใช้ใบเสนอราคาที่ผู้ขายเสนอไป เซ็นต์คำสั่งซื้อตอบกลับมา อาจถือว่าเพียงพอในการยืนยันคำสั่งซื้อแล้ว อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ซื้อเอง หากไม่อ่านรายละเอียดในใบเสนอราคาให้ถี่ถ้วน หรือ ใบเสนอราคามีรายละเอียดไม่ครบ อาจทำให้การตอบรับด้วยใบเสนอราคานั้นอาจนำมาซึ่งความผิดพลาดได้ ดังนั้นทางที่ดีที่สุด ผู้ซื้อต้องจัดทำใบสั่งซื้อเพื่อให้ผู้ขายปฏิบัติตามนั่นเอง
ความสำคัญของใบสั่งซื้อในการนำเข้าสินค้า
ในการนำเข้าสินค้า ผู้นำเข้าอยู่ในสถานะผู้ซื้อ เนื่องจากสินค้ามีรายละเอียดค่อนข้างเยอะ โดยเฉพาะ สเปคสินค้า หากใบสั่งซื้อมีไม่พอ ควรมีการอ้างอิงสเปคสินค้าที่แนบไว้ด้วยเพื่อป้องกันการผิดพลาดของข้อมูล
นอกจากนี้ ใบสั่งซื้อยังนำมาใช้ควบคู่กับขั้นตอนการนำเข้าส่งออกในหลายกรณี เช่น การที่ผู้ส่งออกนำใบสั่งซื้อไปยืนยันกับธนาคารเพื่อขอเปิดเครดิตเงินกู้สำหรับการส่งออก การนำไปประกอบการร่างสัญญา หรือรวมถึงการทำ L/C ด้วย
สำหรับผู้นำเข้า ใบสั่งซื้อนี้เปรียบเสมือนการยืนยันว่าจะสั่งสินค้าอะไร จำนวนเท่าไหร่ เพื่อตรวจสอบในภายหลังว่าหากได้รับสินค้าแล้ว สินค้านั้นถูกต้องตามสเปคที่ได้ทำการสั่งซื้อไว้ในครั้งแรก
ข้อมูลในใบสั่งซื้อ ควรมีอะไรบ้าง
ข้อมูลที่ต้องมีในใบสั่งซื้อได้แก่
- ชื่อที่อยู่ผู้ซื้อสินค้า
- ชื่อที่อยู่ผู้ขายสินค้า
- รายการสินค้า
- ราคาสินค้า
- จำนวนสั่งซื้อ
- มูลค่ารวม
- กำหนดการชำระเงิน (Payment Terms)
- กำหนดการส่งสินค้า (Delivery Lead-time)
- จุดส่งมอบสินค้า (Incoterms)
- เงื่อนไขอื่นๆ ถ้าต้องการให้เพิ่มเติม
เมื่อรู้ข้อมูลเหล่านี้แล้ว หวังว่าผู้นำเข้าและผู้ส่งออก ต้องพิจารณาดีๆ ในการจัดการกับใบสั่งด้วยนะครับ
สนใจเรียนรู้เรื่องเอกสารเพิ่มเติม เอกสารนำเข้าส่งออก
สนใจคอร์สเรียนเอกสารนำเข้าส่งออก คอร์สเอกสารนำเข้าส่งออก
