เรื่องนี้หากเป็นมือเก๋า จะไม่เป็นปัญหาเลย แต่ถ้าเป็นมือใหม่ จะเกิดอาการกลัว เกร็ง ใจสั่น ไม่มั่นใจ ว่าจะเริ่มต้นส่งออกยังไง หลังจากที่ได้ออเดอร์มาแล้ว
ทำใจให้สบายๆ นะครับ การส่งออกเนี่ยเค้าทำกันมาร้อยปีละ ขั้นตอนทุกอย่างมันมีแบบแผนของมัน และไม่ต้องกลัว ขอแค่เอาตัวเองไปอยู่ในสถานะของผู้ส่งออกได้ ทุกอย่างจะไหลไปตามทางของมัน
เข้าเรื่องกันเลยดีกว่า
ก่อนจะได้ออเดอร์ผมขอทวนนิดนึงนะครับว่าสิ่งที่เราต้องรู้ก่อนผลิตอยู่แล้วคือ
สินค้า เราจะขายสินค้าอะไร สเปคอะไร จำนวนเท่าไหร่ บรรจุหีบห่อยังไง ต้องมีบรรจุลังพาเลทมั้ย
ลูกค้า เราจะขายให้ลูกค้าคนไหน จากประเทศอะไร มีข้อกำหนดหรือข้อห้ามอะไรบ้างในการส่งสินค้าไปประเทศนั้นๆ
เทอมการค้า เราจะขายเค้าในเทอมอะไร FOB, CIF ส่งสินค้าถึงที่ไหน จำกัดความรับผิดชอบตรงไหน
เทอมการชำระเงิน เราจะได้รับเงินเมื่อไหร่ ก่อนสั่งซื้อ หลังจากผลิตเสร็จ ส่งของแล้ว หรือให้เครดิต จะชำระโดยการใช้ L/C หรือ D/P, D/A รึเปล่า
เอกสารที่ต้องการมีอะไรบ้าง เช่น เอกสารรับรองคุณภาพสินค้า รับรองถิ่นกำเนิด ฯลฯ
เมื่อเราทราบทุกอย่างที่ลูกค้าต้องการแล้วก็ตกลงเซ็นต์สัญญากัน จากนั้นก็ถึงเวลาเริ่มจัดการเกี่ยวกับออเดอร์ครับ
ขั้นตอนการส่งสินค้าทางเรือ
ขั้นตอนแรกหลังจากได้รับออเดอร์แล้ว ให้เช็คทันทีว่าเราสามารถส่งของให้ลูกค้าในวันที่เท่าไหร่แบบแม่นๆ หรืออาจจะเหลื่อมกันไม่เกินหนึ่งสัปดาห์ จากนั้นให้คอนเฟิร์มวันที่จะส่งสินค้าให้ลูกค้า เราสามารถคอนเฟิร์มได้หลายวิธี เช่น ส่งเมลไปคอนเฟิร์ม หรือทำเอกสารก่อนส่งที่เรียกว่า Pro-forma Invoice เป็นการสรุปรายละเอียดคร่าวๆ ก่อนส่งจริง
ขั้นตอนถัดมาก็ดำเนินการผลิต หรือสั่งซื้อ (ในกรณีเป็นคนกลาง) ให้เสร็จทันเวลา
หลังจากได้กำหนดวันส่งแล้ว ให้เราติดต่อชิปปิ้ง เพื่อจองพื้นที่เรือให้เรา ปกติแล้วเราจะต้องจองเรือกับ Freight Forwarder แต่ชิปปิ้งหลายๆ รายสมัยนี้ก็มีบริการนี้อยู่แล้ว ไม่ต้องติดต่อหลายที่ให้เสียเวลา
สิ่งที่เราต้องเตรียมก่อนไปจองพื้นที่เรือกับขิปปิ้งก็คือ รายละเอียดสินค้า ปริมาตรและน้ำหนัก คำนวณรวมพาเลทด้วย ถ้าต้องใช้พาเลท แล้วค่อยไปแจ้งชิปปิ้ง โดยปกติแล้วชิปปิ้งจะขอเอกสารการส่งออก สองอย่างก็คือ Commercial Invoice และ Packing List ซึ่งเราควรเตรียมไว้ล่วงหน้าอยู่แล้วนั่นเอง
จากนั้น เมื่อถึงวันส่งของจริงก็จัดการส่งของให้เรียบร้อย ซึ่งมีทั้งแบบส่งของที่โกดังนอกท่าเรือ (Container Yard) เพื่อรวบรวมสินค้า หรือส่งในท่าเรือเลย (Container Freight Station) เพื่อเตรียมของลงเรือก็ได้เช่นกัน
เมื่อสินค้าลงเรือแล้ว เราจะได้เอกสารฉบับนึงที่เรียกว่า Bill of Lading (B/L) ชื่อไทยว่าใบตราส่งทางเรือ เอามาเป็นหลักฐานว่าเรือได้รับสินค้าจากเราแล้ว
ถ้าเรามีหน้าที่ต้องซื้อประกันภัยทางทะเล ก็อย่าลืมซื้อเด็ดขาด เพราะเราไม่รู้หรอกว่าจะเกิดเหตุไม่คาดฝันเมื่อไหร่
เมื่อส่งสินค้าลงเรือเรียบร้อยแล้ว ผู้ส่งออกมีหน้าที่นำเอกสารที่ตกลงกันไว้กับผู้นำเข้า เช่น Invoice, Packing List, Bill of Lading แล้วเอาไปส่งให้ผู้นำเข้าปลายทาง ผ่านทาง Courier เช่น ไปรษณีย์ไทย หรือ DHL, FEDEX เป็นต้น
จากนั้นก็รอเก็บเงินหรือถ้าใครรับเงินก่อนก็ข้ามขั้นตอนนี้ได้เลย ถ้าใครทำธุรกรรมแบบ L/C หรือ D/P, D/A ก็ต้องนำเอกสารนี้ไปให้ที่แบงค์แทน เพื่อให้แบงค์ดำเนินการแทนเรานะครับ
นี่คือภาพรวมของการส่งสินค้าทางเรือ ที่จะเหมาะสินค้าที่มีน้ำหนักมาก ปริมาตรสูง หรือไม่ได้ต้องการความเร่งด่วนในการส่ง ค่าส่งก็ถูกครับ ไม่แพงเกินไปถ้าเทียบกับวิธีการอื่น
ใครที่ส่งสินค้าไปทางเครื่องบิน เรารออ่านบทความหน้าได้เลยครับ
